تحقیق دفاتر عمومی و دفاتر اختصاصی (docx) 4 صفحه

دسته بندی : تحقیق

نوع فایل : Word (.docx) ( قابل ویرایش و آماده پرینت )

تعداد صفحات: 4 صفحه

قسمتی از متن Word (.docx) :

دفاتر عمومی و دفاتر اختصاصی بخش اول: دفاتر عمومی مبحث اول: انواع دفاتر 1-دفتر اندیکتاتور – دفتر ابلاغ برگها – دفتر ثبت لوایح: این دفتر که به آن دفتر ثبت و یا دفتر ثبت نامه های وارده و صادره نیز گفته می شود و کلیه سازمانها و اداره ها مورد استفاده قرار می گیرد و هر مکاتبه ای اعم از مکاتبات ارسالی و وصولی باید در دفتراندیکتاتور ثبت شود مگر پرونده های قضایی که در دفتر ثبت عرایض ثبت می شود و نیازی به ثبت در دفتر اندیکتاتور ندارد شماره دفتر اندیکتاتور در اول هر سال از عدد یک شروع و ادامه می یابد هر دفتر اندیکتاتور برای یکسال قابل استفاده است و از دفتر اندیکتاتور برای مکاتبات سال بعد نمی توان استفاده کرد زیرا برابر مصوبه شورای اسناد ملی ایران مدت زمان نگهداری دفاتر اندیکتاتور 15 سال تعیین شده است دفتر اندیکتاتور دارای صفحه وارده و صادره است که نامه های وارده که معطوفا به مکاتبه سازمان ارسال شده باید در ستون وارده و مقابل ستون صادره ثبت گردد. دفتر اندکس: در عرف رایج اداری به اشتباه به این دفتر اندیکس هم گفته می شود و در فارس معادل آن را دفتر راهنما، دفتر راهنمای نامه های وارده – دفتر بازرسی می دانند این دفتر راهنمای دفتر اندیکتاتور می باشد چنانچه حجم نامه های وارده به یک سازمان به اندازه ای باشد که امکان پیگیری و دسترسی به موضوع نامه و یا تاریخ و محل ارجاع آن بوسیله دفتر اندیکتاتور نباشد در این صورت با استفاده از شماره نامه واصله و مراجعه به دفتر اندکس می توان شماره ثبت در دفتر اندیکتاتور را پیدا نمود و محل ارجاع یا بایگانی نامه را معلوم نمود این دفتر در دو فرم اندکس جدید و قدیم چاپ و منتشر شده و مورد استفاده است. دفتر ردیابی: برای پاسخگویی به ارباب رجوع و نامه های پیروی در خصوص اینکه نامه ها و پرونده هایی که به دبیرخانه مرکزی و اصل و بد واحدهای مختلف سازمان ارجاع می گردند به کدام شعبه یا واحد ارجاع شده از دفتر ردیابی استفاده می شود شیوه استفاده از دفتر ردیابی همانند دفتر اندکس جدید است با این تفاوت کهبه جای ستون شماره دفتر اندیکتاتور ستون واحد اقدام کننده وجود دارد که نام واحد و یا شعبه ای که نامه جهت اقدام به آنجا ارسال شده نوشته می شود استفاده از این دفتر در دادگستری معمول نمی باشد. دفتر راهنما: اغلب موسسات و ادارات به تناسب وظائف خود به گونه های مختلف این دفتر را تنظیم و از آن استفاده می نمایند. در برخی واحدهای قضایی نیز برای سهولت جستجوی پرونده های قضایی مبادرت به تنظیم دفتر راهنما براساس حروف الفبا می نمایند. در این دفاتر شماره ردیف – نام خانوادگی – نام – تاریخ ورود پرونده به شعبه نوشته می شود. دفتر رسید: این دفتر نیز در کلیه ادارات مورد استفاده است و واحدهای قضایی نیز برای تحویل هر یک از مکاتبات یا پرونده ها مبادرت به اخذ رسد در دفتر مربوطه می نمایند در دفتر رسید شماره ردیف – تاریخ و شماره نامه ها – گیرنده – تعداد پیوست و تاریخ تحویل نوشته شده و امضاء از گیرنده اخذ می گردد. بخش دوم: دفاتر اختصاصی مبحث اول: انواع دفاتر دفتر ثبت کل: یکی از دفاتری که مورد استفاده کلیه واحدهای قضایی قرار می گیرد دفتر ثبت کل است که دفتر کل نیز نامیده می شود این دفتر در قسمتی موسوم به دفتر کل یا دبیرخانه یا ثبت عرایض استقرار یافته است هر پرونده ای اعم از حقوقی و کیفری قبل از ثبت در شعبات باید در دفتر ثبت کل ثبت شود بعضی واحدهای قضایی مانند دادگاه انقلاب از شماره دفتر کل به عنوان کلاسه پرونده در تمامی مراحل استفاده می کنند. دفتر ثبت عرایض شعبه: هر پرونده ای اعم از حقوقی و کیفری پس از ثبت در دفتر ثبت کل در دفتر ثبت عرایض شعبات واحدهای قضایی من جمله محاکم و اجرای احکام ثبت می گردد. برخی از شعبات دارای دفاتر ثبت عرایض حقوقی و کیفری مجزا هستند این امر آمار گیری پرونده ها را تسهیل بخشیدهو آمار گرفته شده در این روش از دقت بیشتری برخوردار است شیوه نگارش این دفتر با روش نگارش دفتر ثبت کل مشابهت فراوان دارد با این توضیح که در ستون مرجع ارسال کننده باید به شماره ثبت کل اشاره نمود و اگر پرونده قبلا سابقه ثبت داشته مثل اینکه قبلا پرونده آمار شده و بعلتی دوباره ثبت مجدد گردیده است باید در این ستون به کلاسمان پرونده سابق اشاره شود. دفتر ثبت ارجاعی کل و ثبت ارجاعی شعبه: این دو دفتر مانند دفتر ثبت کل و ثبت عرایض شعبه تنظیم می گردد و مخصوص نیابتهای واصله از مراجع قضایی دیگر است پرونده های ارجاعی نباید در دفتر ثبت کل و ثبت عرایض شعبه ثبت و جزء آمار ماهیانه قلمداد شوند. دفتر اوقات: این دفتر از کلیدی ترین دفاتر موجود در واحدهای قضایی است با استفاده از دفاتر اوقات از خارج شدن پرونده از مدار رسیدگی جلوگیری به عمل آمده و کلیه پرونده ها دائما در گردش رسیدگی قرار خواهند گرفت لازم است کلیه پرونده های شعبه مقید به وقت شوند و یک روز قبل از وقت بوسیله منشی دادگاه لیست پرونده های مزبور به بایگان شعبه داده شود و بایگان شعبه پرونده های روز بعد را در اختیار حاکم دادگاه قرار دهد حاکم دادگاه مکلف است ظرف یک هفته از تاریخ اتمام محاکمه مبادرت به اتحاذ تصمیم نماید و نتیجه امر باید بلافاصله در دفتر اوقات منعکس شود. دفتر آمار (دادنامه): در دفتر آمار نتیجه دادرسی کلیه پرنده ها باید قید شود پرونده های ارجاعی دارای دفتر آمار جداگانه می باشند و شعباتی که از دفاتر حقوقی و کیفری مجزا استفاده می کنند دفتر آمار حقوقی و کیفری جداگانه دارند شماره ردیف دفتر دادنامه به عنوان شماره دادنامه مصوب می گردد دردفتر آمار باید تاریخ قاضی صادر کننده – تاریخ ختم دادرسی – تاریخ صدور رأی و شرح دادنامه – میزان محکوم به، به تفکیک قید شود. دفتر آمار بازداشتی: هدف از تنظیم این دفتر تسریع در رسیدگی به پرونده های زندانی است در پرونده هایی که به موجب قرار قانونی متهم بازداشت گردیده است بایستی پرونده ملصق به سربرگ زندانی شده و در آخر نیز آمار بازداشتی ثبت و آزادی متهم نیز در دفتر اخبار گردد. دفتر ثبت اجرایی: پس از قطعیت آراء حقوقی اجرای آن در مورد احکام تا سی مستلزم صدور اجرائیه است در خصوص ثبت و ارسال اجرائیه دو روش در محاکم متداول است. الف: اجرائیه را با ثبت در دفتر اندیکتاتور برای ابلاغ ارسال نموده و برای تسهیل در امر پاسخگویی مراجعین در قسمت اقدام دفتر ثبت عرایض توضیح داده شود و اوراق اجرائیه ضمیه پرونده حقوقی شده و پس از ابلاغ بر اجرای احکام ارسال می شود. ب: روش دوم تهیه دفتر اجرایی است در این روش اوراق اجرائیه در پوشه دیگری قرار گرفته و پرونده ای بنام پرونده اجرائی تهیه و تحت کلاسه اجرائی ثبت و پس از ابلاغ به اصحاب دعوی از آمار اجرایی کسر و به اجرای احکام ارسال می گردد. دفتر تجدید نظر: برای تسهیل در امر پاسخگویی مراجعین در خصوص پرونده هایی کهبه علت تجدید نظر خواهی به مراجع تجدید نظر ارسال می شوند دو روش وجود ارد: الف: ارسال پرونده با ثبت در دفتر اندیکتاتور و توضیح در دفتر ثبت عرایض ب: تهیه و تنظیم دفتر تجدید نظر: با استفاده از این دفتر همچون دفتر اجرایی تا اعاده پرونده بدل تهیه و تحت کلاسه جداگانه ثبت دفتر تجدید نظر شدهو پیگیری لازم انجام می پذیرد و با وصول پرونده مراتب در دفتر تجدید نظر اخبار و پرونده تجدید نظر ضمیمه پرونده اصلی می گردد.