پاورپوینت چرا مستند سازي مي كنيم؟ (pptx) 27 اسلاید
دسته بندی : پاورپوینت
نوع فایل : PowerPoint (.pptx) ( قابل ویرایش و آماده پرینت )
تعداد اسلاید: 27 اسلاید
قسمتی از متن PowerPoint (.pptx) :
بنام خدا
1
2
چرا مستند سازي مي كنيم؟
با مستند سازي مي توان هر كاري را برنامه ريزي ، اجرا ،و كنترل كرد.
مستند سازي موجب تعهد و حمايت مديريت عالي سازمان نسبت به كيفيت و سازمان مي شود.
مستند سازي موجب كنترل بهينه (عمليات – امكانات و تجهيزات) مي شود.
مستند سازي باعث بهبود ارتباط كاري بين واحدهاي سازمان مي شود.
مستند سازي موجب ايجاد معياري براي كنترل امور مي شود.
مستند سازي موجب ايجاد معيارهاي جهت كنترل تطابق عملكرد سازمان با نيازمنديها مي شود.
مستند سازي موجب ايجاد اطمينان مشتري مي شود.
مستند سازي باعث كاهش احتمال بروز خطا و اشتباه مي شود.
مستند سازي سبب ادامه كارها در غيبت افراد مي شود.
3
تأثير مستند سازي بر كاركنان
مستند سازي باعث بهبود ارتباطات بين افراد سازمان مي شود.
اين ارتباط از طريق ذيل بوجود مي آيد.
ايجاد اطمينان از اينكه كاركنان آگاهي كامل در مورد تعهدات شركت دارند.
در سيستم مسئوليت ها و حدود اختيارات كاركنان تعريف مي گردد.
در سيستم از اينكه تمامي كاركنان داراي اطلاعات لازم در مورد شغل خود هستند اطمينان حاصل مي شود.
مبنايي جهت آموزش كاركنان در مستند سازي بوجود مي آيد.
مستند سازي سبب بهبود ارتباط بين دپارتمانهاي بخش ها و افراد مي گردد.
4
تأثير مستند سازي بر مشتري
مستند سازي مي تواند به مشتريان ،مؤسسات گواهي دهنده ، سهامداران ثابت كند كه شركت داراي يك سيستم مديريتي استقرار يافته است. و سازمان مي تواند به ارائه محصولات يا خدمات مورد نظر مشتري ،رضايت وي را تأمين نمايد
5
تعريف مستندات
اطلاعات ودادههاي تامين كننده فرآيند
مستندات شامل:
مدارك كاغذي
فلوچارت ها
نقشه ها
عكس ها
ديسك ها و فايل هاي كامپيوتري مي باشد.
6
تعريف مستندات
مستند سازي از ديدگاه استاندارد
بند 4-1 استاندارد بيان مي كند.
سازمان بايد يك سيستم مديريت كيفيت را ايجاد مي كند،مستند سازد، اجرا نمايد ،برقرار نگهدارد و به طور مداوم اثر بخشي آنرا بر اساس نيازمندي هاي اين استاندارد بين المللي بهبودبخشد.
مواردي مانند فرم ها - سوابق و داده ها در استاندارد اشاره نشده اند كه بايد در دستورالعمل ها و روش هاي اجرايي به آن اشاره شود.
بند 4-2-1 بيان مي كند :مستندات سيستم مديريت كيفيت بايد در برگيرنده موارد ذيل باشد:
الف ـ بيانيه مكتوب خط مشي كيفيت و اهداف كيفيت
ب ـ نظامنامه
ج ـ روش هاي اجرايي مدون و نياز اين استاندارد بين المللي
د ـ مستنداتي جهت حصول اطمينان از برنامه ريزي اثر بخش ـ اجرا و كنترل اثر بخش عمليات و فرآيندهاي سازمان.
ه – سوابق مورد نياز اين استاندارد
بندهايي 4-2-2 , 4-2-3 ,4-2-4
(نيز اين خواسته ها را تكرار كرده است.)
7
سطوح مستند سازي
نظامنامه
روشهاي اجرائي
دستورالعملهاي كاربردي-
استانداردها- نقشه ها و قوانين
فرمها
سطح 1
سطح 2
سطح 3
سطح 4
8
سطوح مستندسازي
نظامنامه
نظامنامه معمولاً شامل خط مشي و خلاصه اي از سيستم و مرجع روش هاي اجرايي است.
روش هاي اجرايي
در روش اجرايي توضيح داده ميشود كه به فعاليتي ،چرا، توسط چه كسي ،كجا ، كي ، چگونه انجام مي شود.
دستورالعمل هاي كاري و مدارك خارجي
دستورالعمل ها كاركنان را در فعاليتهاي فردي و روشهاي كار هدايت مي كند.
استانداردها ـ نقشه هاي مشتري و درون سازمان ـ مشخصات فني و مشخصات دستگاهها نيز جزيي از مستندات است.
فرم ها
مستنداتي كه سوابق و حركت سيستم را موجب مي شوند.
9
شكل فيزيكي مستندات
سهولت شكل گيري
مستندات بايد بگونه اي باشد كه قابليت استفاده و همچنين سهولت شكل گيري داشته باشد.
استاندارد كاغذ / چاپ
مستندات بايد از لحاظ استفاده و ابعاد كاغذ و نوع چاپ قابليت كاربري در نزد مصرف كنندگان داشته باشد.
ايمن بودن و حفاظت
امكان از بين رفتن و نابودي مستندات در هنگام مصرف مورد نظر قرار گيرد.
سهولت به روز كردن
سهولت تغييرات و به روز كردن مستندات مهم است.
در سيستم هاي بدون كاغذ بايد:
از كپي نشدن اطلاعات مطمئن شد(Write protect – password) مدارك براحتي قابليت تغيير در شبكه ها و اطلاعات كامپيوتري داشته باشد.
سوابق قابل نگهداري بوده و دسترسي به آن آسان است.