پاورپوینت آموزش قدم به قدم نوشتن نامه‌ی اداری (pptx) 19 اسلاید
دسته بندی : پاورپوینت
نوع فایل : PowerPoint (.pptx) ( قابل ویرایش و آماده پرینت )
تعداد اسلاید: 19 اسلاید
قسمتی از متن PowerPoint (.pptx) :
بنام خدا
آموزش قدم به قدم نوشتن نامه‌ی اداری
نکاتی که باید در نوشتن یک نامه‌ی اداری به آن‌ها توجه کنید
به هیچ عنوان متن نامه را با زبان عامیانه ننویسید.
متن نامه را کاملا بررسی کنید تا عاری از هرگونه غلط املایی باشد.
نامه را با فونت رسمی (یا فونت رایج سازمان) که در ادامه با آن آشنا خواهیم شد تایپ کنید.
شماره، تاریخ و اینکه نامه دارای پیوست هست یا خیر را در ابتدای نامه درج کنید.
اگر به فرد یا سازمان بالادست خود نامه می‌نویسید از کلماتی مانند “به استحضار می‌رساند” استفاده کنید، اگر در حال مکاتبه با فرد یا سازمان هم‌رده‌ی خود هستید عباراتی همچون “به آگاهی می‌رساند” را به‌کار ببرید و در نهایت اگر فرد یا سامان زیردست خود را مورد خطاب قرار می‌دهید از واژه‌هایی مثل “به اطلاع می‌رساند” استفاده کنید.
اصول کلی برای نوشتن یک نامه‌ی اداری چیست؟
به طور معمول محتوای اصلی یک نامه‌ی اداری از ۵ قسمت شامل موارد زیر تشکل شده است:
ادب و احترام
مقدمه‌ی نامه
پیام اصلی
نتیجه‌گیری
سپاس‌گزاری
که در این بین مقدمه، پیام اصلی و نتیجه‌گیری از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند و شالوده‌ی نامه‌ی شما را تشکیل می‌دهند، در نوشتن یک نامه‌ی اداری رعایت و ذکر سلسله مراتب سازمانی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است، بنابراین شما باید به درستی بدانید در حال مکاتبه با چه کسی و با چه مرتبه‌ی سازمانی هستید.
ادب و احترام
این بخش جزو اهداف ارسال نامه نیست اما برای نمایش احترام و رعایت ادب در نامه های اداری باید درج شود و با عناوینی مثل جناب آقای ،سرکار خانم شخص مورد نظر را خطاب قرار می دهیم.
ریاست محترم دانشگاه مزید امتنان خواهد بود در صورت صلاحدید دستور فرمایید که در این خصوص اقدام لازم مبذول گردد
مقدمه‌ی نامه‌ی اداری
مقدمه یا سرآغاز نامه‌ی شما باید به گونه‌ای ذهن مخاطب را آماده پذیرش پیام اصلی بکند، شما نمی‌توانید به یکباره وارد بخش اصلی درخواست خود شوید، زیرا با این کار ذهن خواننده را آشفته خواهید ساخت و در نتیجه هدف اصلی شما به درستی به مخاطب منتقل نمی‌شود.
به استحضار می‌رساند با توجه به افزایش تعداد کاربران وبسایت و لزوم تقویت سرورهای مراکز داده‌ای…
پیام اصلی در نامه
این قسمت مهم‌ترین بخش نامه‌ی شماست، شما در این بخش درخواست اصلی و هدف خود را از ارسال نامه به مخاطب ارائه می‌دهید، سعی کنید تا حد امکان این بخش را ساده و کوتاه نوشته و از اضافه‌گویی‌های بیهوده پرهیز کنید.
خواهشند است دستور فرمایید، تیم فنی سازمان نسبت به خرید و تقویت سرورها اقدام فرمایند…
نتیجه‌گیری انتهایی
این قسمت در حقیقت تکمیل کننده‌ی نامه و ترغیب کننده‌ی مخاطب برای انجام درخواست شماست و به اختیار شما در نامه گنجانده می‌شود، می‌توانید در این بخش ناگفته‌ها، تاکید درخواست و یا دلیل انجام هدفتان را درج کنید، مجددا به یاد داشته باشید که نباید اجازه دهید طول این قسمت نیز بیشتر از حد معمول شود، نتیجه‌گیری نهایی می‌تواند به صلاحدید شما در نامه درج نشود.
سپاس‌گزاری
این بخش نیز همانند، قسمت ادب و احترام جزو اهداف ارسال نامه نیست اما درج آن خالی از لطف نیست و باید آن‌را در نامه‌تان درج کنید.
قلبا از مساعدت و همکاری شما سپاس‌گزاریم
[نام شما / شرکت]
[سمت سازمانی شما]
[امضا]