پاورپوینت سازماندهی منابع آرشیوی (pptx) 19 اسلاید
دسته بندی : پاورپوینت
نوع فایل : PowerPoint (.pptx) ( قابل ویرایش و آماده پرینت )
تعداد اسلاید: 19 اسلاید
قسمتی از متن PowerPoint (.pptx) :
بسم الله الرحمن الرحیم
سازماندهی منابع آرشیوی
رئوس مطالب
مقدمه
واژه «آرشیو»، تاریخچه و تعاریف آن
سازماندهی مواد آرشیوی، تاریخچه و مفهوم آن
عوامل موثر بر سازماندهی اطلاعات در آرشیو
تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی، مفاهیم
شیوه نامه تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی
استانداردهای توصیف
چالش های موجود در سازماندهی منابع آرشیوی
نرم افزارهای آرشیوی در ایران
مقدمه
رشد روز افزون تولید اسناد و در نتیجه انتقال اسناد واجد ارزش نگهداری دائم به آرشیو و پیدایش شکل های جدید اسناد در دهه های اخیر تحول اساسی در نحوه حفظ و نگهداری اسناد ایجاد نموده است. شاید پس از مجموعه سازی و گردآوری منابع آرشیوی، اصلی ترین فعالیت آرشیویست ها، سازماندهی این منابع باشد. سازماندهی، حفظ و نگهداری اسناد در آرشیوهای هر کشوری، در حفظ بخش مهمی از تاریخ و فرهنگ آن کشور اهمیت بسزایی دارد. سازماندهی منابع آرشیوی فعالیتی ست که با چالش های متعددی برای آرشیویست ها به همراه است. زیرا استاندارد و دستورالعمل مشخصی برای یکپارچه سازی فعالیتها و عملکرد یکسان در این زمینه وجود نداشته و بعضا تنها به موارد کلی اشاره شده است. البته نمی توان انتظار داشت که همانند حوزه کتابخانه و کتابداری، در حوزه آرشیو هم قوانین ثابتی باشد که فرآیند سازماندهی از طریق آن قوانین همانند سازماندهی منابع کتابی انجام شود. زیرا آرشیو و کتابخانه، علیرغم شباهتها، تفاوتهایی هم دارند که یکی از آنها گوناگونی و تنوع بسیار زیاد در نوع منابع آنها می باشد. همین امر، تدوین قواعد یکپارچه برای سازماندهی این منابع را همچون سازماندهی منابع کتابی، دشوار می سازد.
واژه «آرشیو»، تاریخچه و تعاریف آن
فرهنگ معین، واژه آرشیو را این‌گونه تعریف کرده است: جایی که اسناد، اوراق، تصاویر، پرونده‌ها، صفحات موسیقی و مانند آن حفظ میشود .
در اصطلاحنامه کتابداری، واژه آرشیو به بایگانی ارجاع داده شده و بایگانی معادل فایلینگ و آرشیو به کار رفته است. تعریف این دو واژه در این کتاب چنین است: " 1. کلیه سوابق و اسناد و مدارک عمومی یا تاریخی که توسط دولت یا یک سازمان دولتی یا اداره یا موسسه و یا تاسیساتی از این قبیل نگهداری می شود و نیز اسناد و مدارکی که خانواده یا فرد در ارتباط با کار خود تهیه و یا دریافت می کند و آنها را تحت نظر خود محافظت یا نگهداری می نماید. 2. موسسه ای که مسئول حفظ و نگهداری سوابق و مدارک راکد کشور است و به آن آرشیو ملی یا مرکز اسناد ملی می گویند. در معنی تخصصی و علمی آن که مرتبط با علم کتابداری و دکومانتاسیون است واژه آرشیو به کار برده میشود. 3. تنظیم اسناد و مدارک برحسب الفبا و یا نظامهای دیگر را نیز بایگانی می گویند.
واژه «آرشیو»، تاریخچه و تعاریف آن (ادامه)
واژه آرشیو از کلمه یونانی Archivum و یا واژه Archeion مشتق گردیده و به مجموعه مدارک سازمانهای دولتی (آرشیو عمومی)، موسسات، سازمانها (آرشیو سازمانی)، موسسات تجارتی (آرشیو شغلی یا تجارتی)، و مدارک خانوادگی و فردی (آرشیو شخصی و خانوادگی) اطلاق میشود (عنقائی، 1359).
واژه آرشیو برای اولین بار در سال ۱۶۰۳ در متون فرانسوی زبان به معنای محل کار و ساختمان اداره یا محل استقرار حکومت و همچنین به معنای «بایگانی» مجموعه اسناد و مدارک دولتی یا خصوصی به‌کار گرفته شد(مرادی، 1373).
در حفاریهایی که در نقاط مختلف جهان انجام گرفته، هزاران لوح کشف شده که وجود سه نوع آرشیو را نشان می دهد: آرشیوهای سلطنتی، آرشیوهای معابد و آرشیوهای خصوصی (فدایی عراقی، 1384).
سازماندهی مواد آرشیوی، تاریخچه و مفهوم آن
بدون سازماندهی مناسب و بهینه اطلاعات، بازیابی اطلاعات به صورت کامل و دقیق صورت نخواهد گرفت. سازماندهی مناسب اطلاعات در محیط های اطلاعاتی همچون کتابخانه ها، آرشیوها و موزه ها، موجب بازیابی و جایابی سریع منابع اطلاعاتی می شود. فرآیند سازماندهی منابع آرشیوی باید توسط متخصصان حوزه آرشیو صورت گیرد تا بتواند نیازهای بالفعل مراجعان و اهداف بالقوه آنها را برآورده سازد و در نهایت نتایج زیر را در پی داشته باشد:
سازماندهی مواد آرشیوی، تاریخچه و مفهوم آن (ادامه)
تشخیص انواع بسته های حامل اطلاعات قابل دسترس.
شناساسی آثار موجود در اثر یا آثاری که بخشی از اثر به شمار می رود.
گردآوری منظم بسته های حامل اطلاعات به صورت مجموعه هائی در کتابخانه ها، آرشیوها و موزه ها.
تهیه فهرستی از بسته های اطلاعاتی مبتنی بر قواعد استاندارد مستندسازی.
تهیه راه های دسترسی به اطلاعات از طریق نام، عنوان، موضوع و راه های دیگر.
تهیه ابزارهای تعیین محل برای هر کدام از بسته های حامل اطلاعات. (رضائی شریف آبادی، 1388)
سازماندهی مواد آرشیوی، تاریخچه و مفهوم آن (ادامه)
از زمان ثبت مدارک بر روی مواد و اجسام با دوام (سنگ، لوح گلین و ...) و جمع آوری آنها در مکانی خاص نیاز به تنظیم و سازماندهی آن احساس شد.
در قرن دوازدهم، بايگاني مفهوم تازه‌اي يافت و آرشيوهاي جدید ایجاد گردید. در اين آرشيوها تنها اسنادي كه ارزش دائمي داشت، به شيوه‌اي اصولي تنظيم، طبقه‌بندي، و نگهداري مي‌شد و اسناد كم‌ارزش و موقتي از ميان مي‌رفت.
در قرن چهاردهم، به حفظ و نگهداري اسناد مربوط به صورت‌حساب‌ها و مدارك مربوط به هزينه‌ها و حتي مكاتبات توجه خاصی نشان داده شد و با توسعه و افزايش قدرت مقامات مركزي و تفكيك سازمان‌هاي اداري، مخازن فراواني به وجود آمد و فهرست‌هايي براي آنها تهيه گرديد.
سازماندهی مواد آرشیوی، تاریخچه و مفهوم آن (ادامه)
در قرن هفدهم، دو تن از محققان فرانسوي براي اسناد موجود در گنجينه پادشاهي فرانسه فهرستي الفبايي تهيه كردند. اندكي بعد كلبر صدراعظم لوئي چهاردهم (1643-1715 م.)، مجمع تحقيقات تاريخي را تأسيس كرد و به دستور او كتابدار سلطنتي تمام اسناد و مدارك و نسخ خطي را مرتب و طبقه‌بندي كرد.
در قرون جدید قابلیتها و ویژگیهای محیط و رسانه های جدید، رویکردها و سطوح توصیف و مدیریت منابع آرشیوی را متحول ساخته است. این تحولات در اواسط دهه 1990م. ، یعنی پس از تعمیم شبکه وب ، به اوج خود رسید. به طوری که مبنای گسترش استانداردها و نظام های مرتبط به بافت اطلاعاتی جدید گشت.