پاورپوینت مکاتبات وارتباط (pptx) 191 اسلاید
دسته بندی : پاورپوینت
نوع فایل : PowerPoint (.pptx) ( قابل ویرایش و آماده پرینت )
تعداد اسلاید: 191 اسلاید
قسمتی از متن PowerPoint (.pptx) :
مکاتبات وارتباط
مهمترین موضوعات دوره عبارتست از:
عناصر ارتباط، انواع ارتباط:
نقش و آثار ارتباطات در انجام امور:
مکاتبات(نوشته های) ،مشخصات ، اجزای ، انواع و مراحل تهیه نامه اداری :
سند و انواع آن
نامه به عنوان پرکاربردترین نوشته اداری
گزارش های اداری
رزومه نویسی در ادارت
سایر نوشته های اداری(بخشنامه، صورت جلسه، دستورالعمل و احکام- فرم های اداری و دفاتر) :
شیوه نگارش نامه های اداری : نشانه گذاری(نقطه گذاری) و شیوه نوشتن اعداد و ارقام در نوشته های اداری
خلاصه نگاری نوشته های اداری
ویرایش در سازمان های اداری
آماده نمودن نوشته برای ارائه
انواع ارتباط:
از نظر کلی ارتباط به دو شیوه فردی و سازمانی تقسیم می شود که رابطه فردی به سه شیوه رابطه با خانواده، جامعه و رابطه با سازمان محل خدمت و روابط سازمانی هم به رابطه با مردم، سازمان های داخلی و رابطه با سازمانهای خارجی تقسیم می شود. از نظر شیوه ارتباط هم به دو شیوه حضوری (جلسه، مصاحبه و مذاکره و ...) وغیرحضوری(پیام رادیویی، تلفن، دورنگار، نامه و ...) جریان می یابد. انواع ارتباطات اداری نیز به دو صورت عمودی )بالا به پایین مانند دستور رئیس به زیردستان و پایین به بالا مانند گزارش و درخواست کارمند به رئیس( و ارتباطات افقی که به روابط مابین ادارات و بخش های مختلف سازمانی و رده های هم ارز سازمانی اطلاق می شود.
رعایت سلسله مراتب اداری در روابط عمودی، یکی از مهمترین نکاتی است که در روابط و نوشتار اداری باید لحاظ گردد.
انواع ارتباط:
از نظر کلی ارتباط به دو شیوه فردی و سازمانی تقسیم می شود که رابطه فردی به سه شیوه رابطه با خانواده، جامعه و رابطه با سازمان محل خدمت و روابط سازمانی هم به رابطه با مردم، سازمان های داخلی و رابطه با سازمانهای خارجی تقسیم می شود. از نظر شیوه ارتباط هم به دو شیوه حضوری (جلسه، مصاحبه و مذاکره و ...) وغیرحضوری(پیام رادیویی، تلفن، دورنگار، نامه و ...) جریان می یابد. انواع ارتباطات اداری نیز به دو صورت عمودی )بالا به پایین مانند دستور رئیس به زیردستان و پایین به بالا مانند گزارش و درخواست کارمند به رئیس( و ارتباطات افقی که به روابط مابین ادارات و بخش های مختلف سازمانی و رده های هم ارز سازمانی اطلاق می شود.
رعایت سلسله مراتب اداری در روابط عمودی، یکی از مهمترین نکاتی است که در روابط و نوشتار اداری باید لحاظ گردد.
نقش و آثار ارتباطات در انجام امور:
اثرات مالی: بخشی از نامه های اداری، دارای بار مالی هستند. تمامی پرداخت های مالی باید بصورت مکتوب ثبت شده و با دستور کتبی مدیرمربوطه مقدور باشد.
اثرات حقوقی: نامه های صادره از سوی افراد و ادارات به عنوان یک سند اداری محسوب شده و ایجاد الزام و تعهد قانونی می نماید. بر اساس ماده 1284 قانون مدنی سند عبارتست از هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد.
3 راهنمایی آیندگان برای ادامه امور: فرآیندهای اداری و برخی امور اداری نیازمند استفاده از تجربیات کارکنان و مدیران پیشین اداره و رفتار اداری بر مبنای این امور است.
.4 تاریخ و قضاوت ها: مطالعه تاریخ معاصر و سرنوشت پیشینان، علاوه بر نقل آن بصورت سینه به سینه از
طریق نوشتار و مکتوبات برای نسل های بعدی میسر می شود.
.5 مستندسازی: در بسیاری از مشاغل و ارکان اداری بر اساس مستندات و مشاهدات ثبت شده، کارهای
اداری انجام می گردد. ثبت موارد مختلف در یک حیطه کاری به تشکیل پرونده واحد برای یک سلسله
موضوعات منجر می گردد که می تواند برای تسهیل و تسریع در انجام کارها کمک نماید. اعتبار اسناد و ساده سازی آنها برای مخاطبین از اهمیت زیادی برخوردار است.
ضرورت مکاتبه
شناخت از مكاتبات اداري، ارتقاء سطح مهارت هاي شغليتوسعه اداری و ایجاب می کند. نگارش های اداری به سادگی و بدون اتلاف وقت خواننده پیام رسانی کند و از آنچه باعث کاهش توجه مخاطب به اصل موضوع است، بپرهیزد.
مزیت عمده ارتباط کتبی سندیت داشتن آن است. در عصر اطلاعات و ارتباطات مهم این است که چه اطلاعاتی را چگونه ارائه دهیم.
تعریف سند
سند در لغت به معنی مدرک مستند و نوشته ای خطی یا رسمی که دلیل یا تایید کننده چیزی است.
سند از دیدگاه حقوقی
عبارتست از هر نوشته ای که در مقام دفاع قابل استناد باشد
سند از دیدگاه اداری
حاصل خدمت و انجام فعالیتی از طرف افراد یا سازمان های مختلف کشور، چنانچه برابر مقررات مربوطه، به صورت نوشته و یا اشکال دیگر تنظیم شود سند گفته می شود
انواع سند
الف. از نظر درجه و آثار حقوقی
1. اسناد رسمی(طبق ماده 1287 قانون مدنی هر سندی که در دفاتر رسمی و یا نزد مامورین رسمی و برابر مقررات تنظیم شده باشد سند رسمی گفته می شود)
2. اسناد عادی(هر سندی که شرایط ماده 1287 قانون مدنی را نداشته باشد سند عادی گفته می شود مثل قولنامه/ نامه های شخصی/ فاکتورها)
ب. از نظر زمان اقدام
1. سند جاری(سندی که مورد مراجعه مستمر باشد)
2. سند نیمه جاری(سندی که گاهگاهی به آن مراجعه شود)
3. سند راکد(سندی که مورد مراجعه نیست و در موعد خود باید امحا شود)
ج. از نظر ارزش
1. ارزش اولیه(از نظر واحد ایجاد کننده، ارزش مراجعه دارد)
2. ارزش ثانویه(از نظر واحد ایجاد کننده، ارزش نگهداری دارد)
د. از نظر درجه حساسیت و اهمیت
اسناد طبقه بندی شده(از نظر اداری به مکاتباتی که اطلاع از مفاد آن برای همگان مجاز نبوده و فقط افراد خاصی می توانند از موضوع آن آگاهی یابند)